Minu tööülesanded

Janet, kolleeg

Minu tööülesanded on siin väga paindlikud, st saan ise valida mida teha tahan.

Käisime juhi Sam’iga läbi teemad, mis on tema ootused, kus vabatahtliku panusest võiks kasu olla.

Valdkonnad on tema poolt, mina reastasin need prioriteetide järgi ja tegin igale ühele väikese tegevusplaani taha.

1.  Veebilehe värskendamine. Veebileht ise on olemas, aga sisu sisuliselt puudus, kui 2 pdf’i välja arvata. Panin selle nr1’ks, sest (a) ilma minu panuseta see edasi ei liiguks (b) veebileht on oluline tuluteenimise vahend UPA’le, st hea veebileht võib tähendada rohkem vabatahtlikke
2. Süsteemsus ja dokumentatsioon. Sam’i sõnul on see üks pudelikaelu. Pea-aegu aasta pole toimunud ühtegi staff’i koosolekut, vabatahtlikega igakuist kohtumist, vabatahtlike hindamisi (kus vaadatakse, et nii vabatahtlik kui tööandja MTÜ oleksid rahul), rääkimata tegevusaruannetest ja tööplaanidest.
3. Fundraising. UPA on hetkel 99% isemajandav (st kõik tulu teenitakse vabatahtlike tasudest) ja nendel on soov, et raha võiks rohkem olla. Kõrvalpõikena võin öelda, et see soov on siin absoluutselt kõikidel organisatsioonidel, kellega olen kohtunud.
4. Sisseelamisprogrammi kvaliteedi tõstmine. Rahulolu sellega on olnud kõikuv, koolitust tehakse mälu järgi ja üsna Wikipedia tasemel. 
5.  Kohalike vabatahtlike seas populaarsuse tõstmine. Hetkel on UPA’’l üle Uganda ca 300 kohalikku vabatahtlikku (kõik on filiaalide liikmed, liituda saab ainult filiaaliga). Sellest pole ma veel päris täpselt aru saanud, et miks neid juurde on vaja.
6.  Mitte-aktiivsete filiaalide seas staatuse selguse loomine. Ca ½ UPA filiaalidest pole aasta jooksul ühtegi tegevust teinud ja tundub, et see ei meeldi peakontorile. Tõstsin selle tähtsusjärjekorras viimaseks, kuna minu arust kui pole tegevust, pole ka probleemi.

Lisaks on töö käigus tulnud välja paar väljakutset, mis minu jaoks tunduvad kõige tähtsamad.

Sam, CEO of UPA

1.    Vabatahtlike arvu tõstmine. UPA suudaks samade ressurssidega ära majandada 2x suurema arvu vabatahtlikke. See tähendaks 2x suuremaid tulusid praktiliselt sama kulubaasiga, mis annab võimaluse tegevuse laiendamiseks (soovitakse välja ehitada uus kontorihoone ja raamatukogu ja laiendada Guesthouse’i) ja erinevate projektide toetamiseks. Ühtlasi ei peaks tegelema fund-raisinguga, mis alati tähendab väga suurt killustatust, kuna reeglina iga tõsisem toetaja tahab saada enda aruandeid, enda fookusi jne jne. Seda arvu saaks tõsta

a.    Vabatahtlike rahulolu tõstmine, et nad soovitaksid Ugandat ja UPA’d

b.    Rahvusvaheliste vahendajate rahulolu tõstmine (100% vabatahtlikest tuleb läbi partnerorganisatsioonide, kes enda riikides tegelevad vabatahtlike „väljasaatmisega“), et nad saadaksid meile rohkem vabatahtlikke

c.    Uutest riikidest vabatahtlike saamine, sest mida mitmekülgsem esindatus, seda parem.

Mis ma olen ära teinud

Paljud asjad on siin väga triviaalsed. Panen need kirja mitte uhkustamise pärast, vaid selle pärast, et tekiks ülevaade töö sisust:) 

-      Veeb – külastuste arv on oktoobris kahekordistunud. Olen

o    Pannud veebi üles info algavate töölaagrite kohta ja saatnud update’i RV partneritele

o    Alustanud vabatahtlike profiilide loomist veebi  (ja lasknud kõnealustel vabatahtlikel enda lugusid promoda)

o    Loonud UPA’le profiili idealist.org’i profiili koos vabatahtlike tööpakkumistega

-      Vabatahtlike rahulolu

o    Koostasin „Welcome to Uganda“ kirjad saabuvatel vabatahtlikele

o    Varem oli vabatahtlike „tulemusvestlusi“ ette nähtud 2 korda – projekti keskpaigas ja projekti lõpus. Muutsin esimese vestluse toimumisaega, et see oleks täpselt 2 nädalat pärast esimest tööpäeva – siis on võimalik veel midagi muuta ning siis ei pea alati arutama, et „ei tea millal võiks seda hindamist teha“

o    Olen ise viinud 2 vabatahtlikku esimesel tööpäeval käekõrval tööle (rohkem pole minu siinoleku ajal uusi vabatahtlikke tulnud) ja viinud läbi ka esimesed hindamised

o    Toimunud on üle poole aasta esimene igakuine kohtumine vabatahtlikega ning homme toimub järgmine

o    Organiseerisin Luganda keele kursused Guesthouse’i elanikele

o    Laupäeval toimub esimene educational visit, kus läheme tutvuma Bluesky (erivajadustega laste kool) uue planeeritava koolimajaga. Krunt on juba ostetud ja vundament tehtud ning loodan korraldada järgmiseks aastaks töölaagri, kus vabatahtlikud aitaksid koolimaja ehitust jätkata.

o    Olen alustamas projektiga, kus 1 päev kuus käiakse ühel vabatahtlikul tema töö juures– tutvutakse organisatsiooniga, töötajatega ja ümbruskonnaga.

o    Hetkel valmistan ette igakuist kinoõhtut, kus vaadatakse koos kohalike vabatahtlikega kohalikke filme. See polegi nii lihtne, sest videolaenutused ja poed müüvad ainult USA, Bollywood’i ja Nigeeria filme, sest kohalikud filmid on autoriõiguste tõttu kallid (kohalik film maksab 25kr)

Töös ja UPA’s on ka mõned üsna fundamentaalsed probleemid, aga kirjutan nendest millalgi eraldi.

NB!. Kui kellelgi on häid soovitusi mida mul veel tasuks teha, siis andke märku.

NB!NB! Samuti otsin Wordpressi konsultanti, kes aitaks üsna lihtsates küsimustes (kuna nett on aeglane nagu tatt, siis juhendite kaudu õppimine on praktiliselt võimatu).

Üks kahest kontoriruumist

Teine tuba. Paremal nurgas minu töölaud.

Print this post